Comment externaliser les services d’une entreprise

L’externalisation (outsourcing) est une pratique qui est de plus en plus courante, attirant en grande partie les entreprises par des coûts compétitifs, qui sont synonymes d’économie. Une bonne affaire, dans cette période où la crise dure et perdure, avec des impacts différents selon les secteurs. Cependant, il est nécessaire de ne pas se lancer à corps perdu dans cet investissement et d’adopter ces quelques conseils afin de mieux réussir cette mission.

1 – Identifier les services que l’on peut externaliser

Il y a un grand nombre de services qu’une entreprise peut externaliser, d’où la nécessité d’identifier clairement les services qu’elle souhaite externaliser.

Cela peut concerner des services à la base inhérents à l’entreprise comme le marketing, la communication, l’informatique, la gestion comptable, la gestion des ressources humaines, la paie, la facturation, le nettoyage, le secrétariat … Mais aussi des services qui n’ont pas/ou peu de rapport avec son cœur de métier, nous pouvons citer : la conception de sites web, le traitement et la saisie de données, la gestion des appels téléphoniques, la recherche de données, la gestion et le traitement de courriers électroniques…

En plus de la définition du ou des services à externaliser, l’entreprise doit définir :

• Pourquoi il lui est nécessaire de les externaliser,
• La durée sur laquelle cette sous-traitance s’étendra,
• Le niveau de compétence requis pour des services externalisés de qualité,
• Le budget et les moyens alloués à ce projet.

2 – Identifier le meilleur endroit où s’implanter

Il est important de ne pas laisser au hasard l’endroit où se fera l’externalisation (offshoring) de ses services et il faut tenir compte de plusieurs critères comme :

• Les lois en vigueur dans les pays
• La langue parlée
• Le niveau de compétence
• Les impôts/redevances qui devront être versées aux autorités locales
• La qualité et le niveau des infrastructures (communication, informatique, internet,…)
• La stabilité politique
• La culture
• Le décalage horaire

D’où la nécessité de s’informer sur les localités les plus appropriées pour la sous-traitance, en prenant compte que certains pays ont plus de dispositions que d’autres selon les services que l’on souhaite externaliser. Par exemple, la délocalisation à Madagascar de services comme le traitement des appels ou le télésecrétariat peut être un pas intéressant, parce qu’il y a une heure de décalage horaire (2 heures en hiver), les infrastructures sont bonnes, le personnel est francophone, compétent et à l’aise avec les outils informatiques. Un autre exemple, l’Inde, le Maroc et l’île Maurice sont très compétents en termes de gestion de parc informatique.

3 – Choisir un prestataire compétent

Après avoir choisi où s’implanter, vient le choix du prestataire. Il est recommandé de lancer un appel d’offres et d’établir un cahier des charges pour faire jouer la concurrence, juger les différentes offres et compétences apportées par les différents prestataires.

Il est nécessaire que le futur partenaire agisse de manière transparente et ait à sa disposition le personnel et le matériel nécessaires, pour mener à bien les tâches qui lui incomberont.

La sécurité des données qui lui parviendront devra aussi être assurée. Par exemple, si des données informatiques sensibles sont transférées sur des supports amovibles, le prestataire devra s’assurer que ces supports sont sécurisés et ne se perdent pas facilement. Dans ce cas de figure, il est de l’intérêt commun que ces supports soient personnalisés, comme les clés USB personnalisées sur Usbmegastore.

4 – Établir un bon contrat

Suite au choix d’un prestataire, il convient d’établir un contrat qui définira toutes les tâches du prestataire et de s’accorder par rapport aux questions d’ordre financières. Il est aussi important que les différentes parties voient cela comme un partenariat et fassent le nécessaire pour établir une relation de confiance.

En conclusion est-ce rentable pour une entreprise de sous-traiter ses services ? Oui, car beaucoup d’entreprises ont recours à cette pratique, dont les très grandes entreprises et ce nombre est en hausse.